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Association et fédération

À savoir si vous voulez gérer une association à but non lucratif ?

Cet article fait partie de notre Guide de démarrage d’une entreprise à but non lucratif – une liste curative d’articles pour vous aider à planifier, démarrer et développer votre entreprise à but non lucratif !

Démarrer une entreprise à but non lucratif signifie que vous voulez faire la différence. Vous ne lancez pas votre association pour colporter des applications mobiles stupides ou réserver du temps d’infopublicité, vous essayez de rendre le monde meilleur. Et c’est génial !

Mais, comme une association est censée servir le bien public, le gouvernement prend la réglementation des association beaucoup plus au sérieux. Vous obtiendrez des avantages tels que le courrier gratuit et des allègements fiscaux, mais en contrepartie, vous devrez tenir vos livres en ordre, rester conforme et respecter votre charte d’association.

Il y a des risques de fraude et de corruption.

S’égarer pourrait signifier perdre votre statut d’organisme sans but lucratif, ce qui peut être à la fois stressant et catastrophique.

Puisque le type d’association le plus courant est le 501(c)3, nous nous pencherons longuement sur ce type d’association.

Les associations de type 501(c)3 sont des organismes à but non lucratif.

Les 501(c)3 sont des organismes de bienfaisance publics et certaines fondations privées qui reçoivent la majorité de leurs revenus de dotations, de dons et d’investissements. Si votre organisme sans but lucratif est classé comme un 501(c)4 ou tout autre type, certaines de ces règles peuvent ne pas s’appliquer à vous. Contactez un avocat expérimenté pour connaître les différences subtiles.

Sans plus attendre, voici quelques éléments à connaître pour gérer avec succès une association sans but lucratif.

Règles et règlements fiscaux

En tant qu’organisation à but non lucratif, vous bénéficierez d’un certain nombre d’avantages fiscaux. Les 501(c)3 peuvent offrir des dons déductibles à leurs donateurs et, si elles sont gérées correctement, elles sont exonérées d’impôts aux yeux de l’FISC. Elles ont même le droit d’envoyer du courrier gratuitement !

Bien sûr, avec ces avantages vient un examen supplémentaire. La première chose que vous voudrez savoir, c’est que même si votre association à but non lucratif est exonérée d’impôts, vous devez quand même déposer un formulaire 990 auprès de l’FISC chaque année. Si vous négligez de le faire pendant trois années consécutives, l’FISC vous retirera votre statut d’exonération fiscale. C’est une conséquence grave. Prenez soin de vous adresser à un comptable et de déposer votre 990 tous les ans.

Pour ce qui est des dépenses professionnelles, vous pouvez en déduire la plupart si vous gérez un 501(c)3. Les organisations à but non lucratif sont exemptées des taxes de vente et des impôts fonciers. Cependant, comme toute entreprise à but lucratif, vous devez payer les taxes sur les employés, telles que la sécurité sociale et Medicare.

Les entreprises à but non lucratif sont exemptées de taxes sur les ventes et les biens.

Si votre association à but non lucratif veut rester exonérée d’impôts, vous ne devez pas faire ce qui suit :

  • Contribuer à des campagnes politiques
  • Plus de lobbying et d’activités politiques
  • Autoriser les employés, les dirigeants et/ou les administrateurs à tirer un avantage privé ou financier de l’association (cela n’inclut toutefois pas les salaires raisonnables)
  • Utiliser de l’argent à des fins autres que les besoins de l’association

Rester conforme

En plus de veiller à ce que vos obligations fiscales soient bien réglées, votre association devra rester au fait de quelques autres responsabilités en matière de conformité. Voici une liste des exigences de conformité les plus importantes pour les associationS, avec une description rapide de chacune d’elles.

  • Politique relative aux conflits d’intérêts : Votre association doit signer un document, vérifiant qu’aucun de vos dirigeants ou administrateurs ne bénéficie à titre privé de l’organisation.
  • Réunions annuelles du conseil d’administration : Lorsque vous avez créé votre association, vous avez dû créer des documents directeurs tels que les articles de constitution et les règlements de l’association. Ces documents auraient dû indiquer à quelle fréquence votre conseil d’administration se réunit chaque année pour prendre des décisions de haut niveau comme les budgets et les politiques. À tout le moins, ils doivent se réunir une fois par an.
  • Les procès-verbaux des association : Lors de ces réunions que nous avons mentionnées plus haut, vous devez vous assurer de rédiger un procès-verbal pour chaque réunion. Cette habitude vous aide à rester au fait des exigences de tenue de registres et vous permet de montrer comment votre conseil d’administration est arrivé à des décisions importantes qui affectent votre association en pleine croissance.

Dans la plupart des États, vous n’aurez pas besoin de déposer tous ces documents. Conservez-les simplement avec vos dossiers au cas où vous auriez besoin de prouver que des décisions ont été votées ou au cas où l’FISC ou un autre organisme de réglementation vérifierait votre organisation.

Employés et bénévoles

Les organisations à but non lucratif s’appuient souvent fortement sur un personnel composé de bénévoles prêts à consacrer leur temps libre à la cause et à la mission de l’organisation. Mais il existe certains postes pour lesquels vous devrez embaucher des employés à temps plein afin d’assurer le bon fonctionnement de votre association.

Pensez aux rôles qui pourraient nécessiter plus qu’une aide bénévole. Votre association a-t-il besoin d’un comptable ? D’un avocat sur provision ? De chauffeurs-livreurs ? Il n’y a pas deux association qui se ressemblent, alors prenez le temps de réfléchir à ce qui convient le mieux au vôtre.

Les bénévoles n’ont pas besoin d’aide.

Bien que les bénévoles ne reçoivent pas de rémunération pour leur temps (juste ce sentiment chaleureux et flou), les employés sont autorisés par la loi à recevoir une rémunération raisonnable. Le mot clé est «raisonnable», et l’FISC comparera vos salaires à ceux d’autres organisations à but non lucratif dans des circonstances similaires pour s’en assurer.

La collecte de fonds

Bien qu’une 501(c)3 n’existe pas pour générer des bénéfices, elle a quand même besoin de capitaux pour fonctionner et accomplir sa mission. À la fin de la journée, toutes les entreprises – même celles qui ne cherchent pas à obtenir des revenus exceptionnels – ont besoin de payer le loyer et de conserver un flux de trésorerie positif.

La collecte de fonds est un élément essentiel de la mission de l’association.

Voici quelques méthodes standard que les organisations à but non lucratif utilisent pour générer du capital pour leur mission :

collecte de fond

Les dons

Les organismes sans but lucratif dépendent souvent des dons pour survivre, il est donc important non seulement de collecter de l’argent pour votre association, mais aussi de le collecter conformément aux lois de votre région.

Les organismes sans but lucratif ont besoin d’une aide financière.

Il existe de nombreuses façons différentes d’obtenir des capitaux pour votre association – des ventes de pâtisseries aux collectes de fonds, en passant par les publipostages traditionnels – alors assurez-vous de bien comprendre les règles avant de vous lancer.

La vente de pâtisseries, les collectes de fonds et les publipostages traditionnels.

Un événement, comme un dîner de bienfaisance, est un excellent moyen de recevoir des dons importants. Il est beaucoup plus probable que quelqu’un donne une grosse somme d’argent s’il obtient quelque chose en retour (comme de la nourriture et du divertissement). Et le meilleur ? Les dons de type 501(c)3 sont déductibles des impôts !

Si vous envoyez des courriers, vous voudrez inclure votre numéro d’identification fiscale, votre statut 501c, l’état de vos opérations et votre adresse réelle. Gardez à l’esprit que les organisations à but non lucratif reconnues au niveau fédéral bénéficient d’un courrier gratuit de la part de la Poste.

Un point important : Vous devrez envoyer des reçus à vos donateurs afin qu’ils aient une trace de leur don. C’est une idée intelligente d’envoyer ces reçus une seule fois par an. Pour commencer, vous économiserez de la paperasse et des tracas. Mais si vous les envoyez en début d’année (comme en janvier ou février), c’est à ce moment-là que de nombreux donateurs remplissent leur déclaration d’impôts. Non seulement c’est pratique pour eux, mais cela peut les inciter à donner davantage l’année suivante pour bénéficier de déductions supplémentaires.

La rédaction de subventions

Certains départements gouvernementaux, fondations et trusts offrent des subventions aux organisations à but non lucratif. Pour demander des fonds, vous devez faire une demande en rédigeant une proposition ou une soumission. C’est généralement une idée intelligente d’employer un rédacteur de subventions professionnel pour vous aider à rédiger les demandes.

Il est important d’avoir une bonne connaissance du marché.

Frais de services

Si vous proposez un service moyennant des frais, vous devez vous assurer que ce service est lié à votre mission. Disons, par exemple, que vous gérez un refuge pour animaux. Vous pouvez proposer des vaccins contre la rage à titre onéreux. Comme ce service est directement lié à votre mission en tant qu’organisme sans but lucratif, l’argent que vous générez est déductible des impôts.

Dissolution, si l’on en arrive là

Que votre association ait atteint sa mission ou qu’il ait rencontré des divergences irréconciliables au sein de l’organisation, il existe des règles que vous devez respecter lors de sa dissolution.

Les fonds restants de votre association ne sont pas déductibles.

L’argent restant que vous avez dans votre association ne peut pas être distribué parmi le conseil d’administration. Au lieu de cela, il doit être donné à un autre organisme sans but lucratif. Pensez-y comme des organisations caritatives faisant de la charité. À l’inverse, si votre association a des dettes ou des passifs accumulés, personne – pas même le conseil d’administration – n’en est personnellement responsable.

Ne perdez pas de vue qu’il ne s’agit que de lignes directrices de base. Il est toujours préférable de parler à un avocat si vous avez des questions sur les conseils ci-dessus, ou sur les directives de votre État. Et, bien sûr, bonne chance ! Il n’y a rien de plus gratifiant que d’aider les autres. Gardez votre paperasse et vos impôts en ordre et vous pouvez le faire pendant très longtemps.

Quoi faire ensuite ?

Si vous dirigez déjà une association à but non lucratif, avez-vous eu l’occasion de jeter un œil à Google Apps for nonprofits ? C’est gratuit et c’est un bon point de départ pour tous ceux qui cherchent à en savoir plus ou à obtenir un peu d’aide supplémentaire.

Il s’agit d’un service gratuit.

Vous avez une question sur le lancement ou la gestion d’une entreprise à but non lucratif ? Des conseils à partager à partir de vos propres expériences ? Faites-le nous savoir dans les commentaires ci-dessous.

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